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GUIDA ALL'AUTOCERTIFICAZIONE

 1  Che cosa è l’autocertificazione?

E' una dichiarazione che l'interessato redige e sottoscrive nel proprio interesse su stati, fatti e qualità personali e che utilizza nei rapporti con la P.A. e con i concessionari ed i gestori di pubblici servizi. Nel rapporto con un soggetto privato il ricorso all'autocertificazione è rimandato alla discrezionalità di quest'ultimo. Tale dichiarazione può sostituire le normali certificazioni e gli atti notori.

1) Quali sono le dichiarazioni che sostituiscono le certificazioni?

L'art. 46 del T.U. D.p.r. 445/2000" prevede i casi in cui si può ricorrere all'autocertificazione:

• La data e luogo di nascita

• La residenza

• La cittadinanza

• Il godimento dei diritti politici

• Lo stato di celibe, coniugato o vedovo

• Lo stato di famiglia

• L'esistenza in vita

• La nascita del figlio

• Il decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente

• La posizione agli effetti degli obblighi militari

• L'iscrizione in albi o elenchi tenuti dalla P.A.

• Titoli di studio acquisiti

• Qualifiche professionali

• Esami sostenuti universitari e di stato

• Titoli di specializzazione

• Titoli di abilitazione

• Titoli di formazione

• Titoli di aggiornamento

• Titoli di qualificazione tecnica

• Situazione reddituale o economica anche ai fini della concessione di benefici e vantaggi di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali

• Assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare

• Codice fiscale

• Partita IVA

• Qualsiasi dato dell'anagrafe tributaria

• Stato di disoccupazione

• Qualità di pensionato e categoria di pensione

• Qualità di studente

• Qualità di casalinga

• Qualità legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili

• Iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo

• Adempimento o meno degli obblighi militari compresi quelle di cui all'art.77 del D.P.R. 237/64 come modificato dall'art.22 della L.958/86

• Assenza di condanne penali

• Qualità di vivenza a carico

• Tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile

2) Quali sono le dichiarazioni che sostituiscono gli atti notori? Art. 47 dpr. 445/2000

• L'atto di notorietà concernente stati, qualità personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell'interessato è sostituito da dichiarazione resa e sottoscritta dal medesimo con la osservanza delle modalità di cui all’articolo 38.

• La dichiarazione resa nell’interesse proprio del dichiarante può riguardare anche stati, qualità personali e fatti relativi ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza.

• Fatte salve le eccezioni espressamente previste per legge, nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i concessionari di pubblici servizi, tutti gli stati, le qualità personali e i fatti non espressamente indicati nell'articolo 46 sono comprovati dall'interessato mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà.

• Salvo il caso in cui la legge preveda espressamente che la denuncia all’Autorità di Polizia Giudiziaria è presupposto necessario per attivare il procedimento amministrativo di rilascio del duplicato di documenti di riconoscimento o comunque attestanti stati e qualità personali dell’interessato, lo smarrimento dei documenti medesimi è comprovato da chi ne richiede il duplicato mediante dichiarazione sostitutiva.

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2  Che cosa si intende per documento di identità?

Il documento, quale mezzo di identificazione della persona, è ai sensi dell’art.288 del R.D. 6 maggio 1940, n.635 (Approvazione del regolamento per l’esecuzione del testo unico 18 giugno 1931, n.773 delle leggi di pubblica sicurezza), la carta di identità. Tale documento viene rilasciato al compimento dei 15 anni.
Tuttavia, ai sensi dell’art.35 D.P.R. 445/200, sono equipollenti alla carta di identità:

• il passaporto,

• la patente di guida,

• la patente nautica,

• il libretto di pensione,

• il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti termici,

• il porto d’armi,

• le tessere di riconoscimento, purché munite di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente, rilasciate da un’amministrazione dello Stato.

Per i minori di anni 15, si considera documento di identità, il certificato di nascita con fotografia dichiarato valido dalla Polizia (Questura).
Tale documento consente l’espatrio ad un minore e solo a tale circostanza è limitata la sua efficacia (Accordo europeo sul regime della circolazione delle persone fra i Paesi membri del Consiglio d’Europa – Parigi 13 dicembre 1957).
Tuttavia, ai sensi degli art.292 e 293 del R.D.635/40, come ribadito nella circolare del Ministero dell’Interno M.I.A.C.E.L. n.3 del 14 marzo 1995, "l’identità dei componenti le famiglie degli impiegati civili e militari dello Stato può essere dimostrata con l’esibizione della tessera che viene rilasciata dalle amministrazioni di appartenenza a prescindere dall’età dei figli".

3  Quale è la validità delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni e di atti notori?

Art. 41 D.R.P. 445/2000

• I certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni attestanti stati e fatti personali non soggetti a modificazioni hanno validità illimitata

• Le restanti certificazioni hanno validità di sei mesi dalla data di rilascio se disposizioni di legge o regolamenti non prevedono una validità superiore.

• I certificati anagrafici, le certificazioni dello stato civile, gli estratti e le copie integrali degli atti di stato civile sono ammessi dalle pubbliche amministrazioni nonché dai gestori o esercenti di pubblici servizi anche oltre i termini di validità nel caso in cui l'interessato dichiari, in fondo al documento, che le informazioni contenute nel certificato stesso non hanno subito variazioni dalla data di rilascio. Il procedimento per il quale gli atti certificativi sono richiesti deve avere comunque corso, una volta acquisita la dichiarazione dell'interessato. Resta ferma la facoltà di verificare la veridicità e la autenticità delle attestazioni prodotte. In caso di falsa dichiarazione si applicano le disposizioni di cui all'articolo 76 d.p.r. 445/2000.

• Le dichiarazioni sostitutive di certificazioni e le dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà per i casi suindicati dall'art. 46 e 47 D.R.P. 445/2000 hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono (art. 48 D.P.R. 445/200)

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4  Come si può fare l'autocertificazione?

Per le dichiarazioni sostitutive dei certificati:

• scrivendo su carta semplice e firmando sotto la propria ed esclusiva responsabilità (non è necessario firmare davanti all'impiegato) o compilando dichiarazioni sostitutive;

• Tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare alla pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici servizi possono essere inviate anche per fax e via telematica.

• Le istanze e le dichiarazioni inviate per via telematica sono valide se sottoscritte mediante la firma digitale o quando il sottoscrittore è identificato dal sistema informatico con l’uso della carta di identità elettronica.

Per le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà:

• Fatte salve le eccezioni espressamente previste per legge, nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i concessionari di pubblici servizi, tutti gli stati, le qualità personali e i fatti non espressamente indicati nell'articolo 46 d.p.r. 445/2000 sono comprovati dall'interessato mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà. (art 47 dpr 445/2000)

• Le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da produrre agli organi della amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di pubblici servizi sono sottoscritte dall’interessato in presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore. La copia fotostatica del documento è inserita nel fascicolo. Le istanze e la copia fotostatica del documento di identità possono essere inviate per via telematica; nei procedimenti di aggiudicazione di contratti pubblici, detta facoltà è consentita nei limiti stabiliti dal regolamento di cui all’articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n.59.

5  Come si presenta una copia autentica di un documento?

Art. 18 D.P.R. 445/2000 Copie Autentiche

1.    Le copie autentiche, totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e duratura dell'atto o documento. Esse possono essere validamente prodotte in luogo degli originali.

2.    L'autenticazione delle copie può essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l'originale, o al quale deve essere prodotto il documento, nonché da un notaio, cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal sindaco. Essa consiste nell'attestazione di conformità con l'originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico ufficiale autorizzato, il quale deve altresì indicare la data e il luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio. Se la copia dell'atto o documento consta di più fogli il pubblico ufficiale appone la propria firma a margine di ciascun foglio intermedio. Per le copie di atti e documenti informatici si applicano le disposizioni contenute nell’articolo 20.

3.    Nei casi in cui l'interessato debba presentare alle amministrazioni o ai gestori di pubblici servizi copia autentica di un documento, l'autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione, su esibizione dell'originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l'amministrazione procedente. In tal caso la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso.

6  Dove reperire i moduli per l'autocertificazione?

Presso le amministrazioni che sono tenute a procedere alla revisione della modulistica per l'autocertificazione e per le istanze, inserendovi il richiamo alle sanzioni penali previste dall'art.76 della D.R.P. 445/2000 (art.48 co.2 e 3 D.P.R. 445/2000). Qualora i moduli non fossero disponibili è sempre possibile autocertificare su carta semplice.

Il Consorzio A.S.I. offre ai proprio utenti la possibilità di scaricare i moduli per l'autocertificazione direttamente da Internet. Esistono due versioni dei moduli: una in formato .doc compilabile con pc provvisto del programma relativo ed uno in formato .pdf da stampare e compilare sono manualmente.

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7  Quando l'autocertificazione non è ammessa?

Art. 49 D.R.P. 445/2000 Limiti di utilizzo delle misure di semplificazione

1.    I certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti non possono essere sostituiti da altro documento, salvo diverse disposizioni della normativa di settore.

2.    Tutti i certificati medici e sanitari richiesti dalle istituzioni scolastiche ai fini della pratica non agonistica di attività sportive da parte dei propri alunni sono sostituiti con un unico certificato di idoneità alla pratica non agonistica di attività sportive rilasciato dal medico di base con validità per l'intero anno scolastico.

8  Quali sono i casi in cui le amministrazioni non devono più chiedere i certificati al cittadini?

Dal 7 marzo 2001 le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi non possono richiedere atti o certificati concernenti stati, qualità personali e fatti che risultino elencati all’art. 46, che siano attestati in documenti già in loro possesso o che comunque esse stesse siano tenute a certificare. In luogo di tali atti o certificati i soggetti indicati nel presente comma sono tenuti ad acquisire d’ufficio le relative informazioni, previa indicazione, da parte dell’interessato, dell’amministrazione competente e degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti, ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall’interessato (art. 43 D.P.R 445/2000).

Art. 44 D.P.R. 445/2000:

1.    Gli estratti degli atti di stato civile sono richiesti esclusivamente per i procedimenti che riguardano il cambiamento di stato civile e, ove formati o tenuti dagli uffici dello stato civile in Italia o dalle autorità consolari italiane all’estero, vengono acquisiti d'ufficio.

2.    Al di fuori delle ipotesi di cui al comma l le amministrazioni possono provvedere all'acquisizione d'ufficio degli estratti solo quando ciò sia indispensabile.

9  Che succede per coloro che non sanno o non possono firmare una dichiarazione?

L'amministrazione dovrà accertare l'identità del dichiarante e menzionare la causa dell'impedimento a sottoscrivere la dichiarazione (art. 4 D.P.R. 445/2000)

10 Le modalità previste di autocertificazione si applicano anche ai cittadini stranieri?

• Per i cittadini della comunità europea si applicano le stesse modalità previste per i cittadini italiani (art.3 D.P.R. 445/2000).

• I cittadini extra comunitari residenti in Italia possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui al co.1 solo qualora si tratti di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici, fatte salve le speciali disposizioni contenute nelle leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina dell'immigrazione e la condizione di straniero (art.3 D.P.R. 445/2000).

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11 Quali sono le sanzioni per i cittadini?

Se le amministrazioni hanno dubbi sulla veridicità delle autocertificazioni sono tenute ad effettuare i controlli necessari. Le dichiarazioni mendaci, la falsità negli atti e l'uso di atti falsi sono puniti ai sensi del codice penale e delle leggi speciali in materia (art.76 D.P.R. .455/2000). Il dichiarante inoltre decade dai benefici eventualmente conseguiti da provvedimenti sulla base di dichiarazioni non veritiere (art.75 co.3 D.P.R. 445/2000).

12  Quali sono le iniziative per la corretta applicazione delle norme in materia di autocertificazione?

• Le amministrazioni procedono, attraverso controlli a campione, a verificare la veridicità delle dichiarazioni sostitutive.

• Gli uffici di controllo interno delle amministrazioni accertano la corretta applicazione delle norme sull'autocertificazione.

• Le Prefetture sensibilizzano e promuovono l'applicazione del regolamento con l'ausilio dei comitati provinciali della pubblica amministrazione.

• L' Ispettorato di controllo istituito presso il Dipartimento della Funzione Pubblica controlla il rispetto delle norme sull'autocertificazione.

• L'osservatorio permanente sull'applicazione della D.P.R. 445/2000 presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri fornisce pareri su specifici quesiti e problematiche

13 Quali sono le sanzioni previste per gli impiegati che non accettano l'autocertificazione?

L'impiegato responsabile incorre nella violazione dei doveri d'ufficio nei seguenti casi:

• quando non accetta l'autocertificazione nei casi consentiti (art.74 L.445/2000);

• quando non accetta la dichiarazione sostitutiva, nei casi consentiti, in luogo della produzione di atti di notorietà (art.74 L.445/2000);

• la richiesta di certificati o di atti di notorietà nei casi in cui, ai sensi dell’articolo 43, ci sia l’obbligo del dipendente di accettare la dichiarazione sostitutiva. (art.74 L.445/2000);

• il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare l’attestazione di stati, qualità personali e fatti mediante l’esibizione di un documento di riconoscimento (art.74 L.445/2000);

• la richiesta e la produzione, da parte rispettivamente degli ufficiali di stato civile e dei direttori sanitari, del certificato di assistenza al parto ai fini della formazione dell’atto di nascita (art.74 L.445/2000);

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14 Quali sono i principali riferimenti normativi?

• Legge 4 gennaio 1968, n. 15
  "Norme sulla documentazione amministrativa e sulla legalizzazione e autenticazione di firme"

• Legge 7 agosto 1990, n. 241
  "Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti"

• Legge 31 dicembre 1996, n. 675
  "Tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento di dati personali"

• Legge 15 maggio 1997, n.127
  "Misure urgenti per lo snellimento dell'attività amministrativa e dei procedimenti di decisione e di controllo"

• Legge 16 giugno 1998, n. 191
  "Modifiche ed integrazioni alle leggi 15 marzo 1997, n.59, e 15 maggio 1997, n. 127, nonché norme in materia di formazione del personale dipendente e di lavoro a distanza nelle pubbliche amministrazioni, Disposizioni in materia di edilizia scolastica"

• D.P.R. 20 ottobre 1998, n.403
  "Regolamento di attuazione degli articoli 1, 2 e 3 della legge 15 maggio 1997, n. 127, in materia di semplificazione delle certificazioni amministrative"

• Circolare della Presidenza del Consiglio dei Ministri del 5 febbraio 1999
  "Attuazione del decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n.403. Regolamento di attuazione degli articoli 1, 2 e 3 della legge 15 maggio 1997, n.127, in materia di semplificazione delle certificazioni amministrative, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 2 75 del 24 novembre 1998"

• Circolare del Ministero della Pubblica Istruzione del 22 dicembre 1998
  "Modulistica per iscrizioni alunni - Applicazione Legge 15 maggio 1997 n.127, Legge 16 giugno 1998 n. 191 e D.P.R. 20 ottobre 1998, n.403"

• Circolare del Ministero della Pubblica Istruzione del 16 gennaio 1999
  "Circolare ministeriale n. 489 del 22.12.1998 - Modulistica per iscrizioni alunni - Precisazioni e chiarimenti."

• Circolare del Ministero dell'Interno del 2 febbraio 1999
  "Decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n.403, recante norme di attuazione degli articoli 1, 2 e 3 della legge 15 maggio 1997, n.127, in materia di semplificazione delle certificazioni amministrative"

• Circolare del Ministero di Grazia e Giustizia del 22 febbraio 1999
  "Regolamento di attuazione sulla semplificazione delle certificazioni amministrative"

• D.P.R. 445 del 28 dicembere 2000
  "IL TESTO UNICO DELLE DISPOSIZIONI LEGISLATIVE E REGOLAMENTARI IN MATERIA DI DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA"

15 Quali sono le disposizioni normative abrogate?

• L'art.27 della L.15/68 che escludeva l'autocertificazione per i documenti necessari alla presentazione del matrimonio e per i concorsi per le carriere statali;

• L'art.77 ultimo comma D.P.R.n.237/64 come modificato dall'art.22 della L.958/86 che escludeva l'autocertificazione della situazione relativa agli obblighi militari valida anche ai fini dei pubblici concorsi;

• L'art.24 della L.114/77 che escludeva l'utilizzo dell'autocertificazione della situazione reddituale o economica anche ai casi in cui viene utilizzata ai fini di concessioni di benefici e vantaggi tributari previsti da leggi speciali;

• L'art.3 della L.15/68 ed il D.P.R. n.130/94 che elimina le dichiarazioni temporaneamente sostitutive;

• L'art.20 della L.15/68 che elimina la necessità di testimoni nei casi di impedimento del singolo a ricorrere all'autocertificazione;

• L'art.26, penultimo comma della L.15/68 che elimina l'ammonimento orale del pubblico ufficiale, la cui formula ora è inserita nei moduli predisposti dalle amministrazioni.

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